Briefe, die Informationen irgendeiner Art anfordern, werden immer von einer Person unterzeichnet, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Brief mit einer persönlichen Antwort an den Briefschreiber beginnen. Computer erleichtern es, die Person mit Namen zu adressieren, auch wenn Sie eine Vorlage verwenden. Ihr erster Satz sollte den Grund für Ihren Brief erklären. Es mag offensichtlich erscheinen, dass, weil die Person zuerst an Sie geschrieben hat, er wissen wird, warum Sie reagieren. Jedoch, dies im Voraus zu erklären hilft zu bestätigen, dass Sie beide über die gleiche Sache sprechen. Wenn die Anfrage an jemand anderen gesendet wurde, der sie an Sie weitergeleitet hat, um zu antworten, müssen Sie dies auch angeben, um jegliche Verwirrung zu vermeiden. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen haben. Unsere Vertreter warten darauf, Ihren Anruf unter 555-5555 zu beantworten. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören und freuen uns darauf, Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Wenn Sie über die angeforderten Informationen verfügen, beantworten Sie die konkrete Frage des Interessenten.
Der Briefschreiberin für ihren Brief zu danken, ist eine gute Geschäftspraxis, weil sie zeigt, dass Sie wissen, dass ihre Zeit wertvoll ist. Wenn Ihre Anfrage weiterhin unbeantwortet bleibt, können Sie erneut schreiben. Es ist nützlich, diesem Brief eine Kopie Ihrer ursprünglichen Anfrage beizuschließen. Achten Sie darauf, nicht Ihre einzige Kopie zu senden. Denken Sie daran, dass Sie immer eine Kopie für Ihre Datensätze benötigen. Beenden Sie Ihren Antwortbrief immer mit einem “Unsere Tür ist immer offen”-Gefühl. Auch wenn Sie erleichtert sein mögen, Ihren Brief zu beenden, möchten Sie nie, dass er wie ein Pinsel abklingt. Ein Antwortschreiben ist nicht so viel Zeit, so dass die Antwort schnell und rechtzeitig sein sollte. Machen Sie Ihren Brief auf den Punkt, einfach und klar sollte der Brief für den Empfänger leicht verständlich sein.
Wenn Sie um einen Rat gebeten wurden und Sie nicht in der Lage sind, es zu tun, dann sollten Sie Ihr Bedauern zeigen und deutlich erwähnen, dass Sie es nicht tun können, wenn Sie wissen, dass jemand anderes die Fähigkeit hat, es auf eine bessere Weise zu tun, können Sie eine Referenz ersetzen. Auch wenn Ihr Brief eine negative Antwort ist, wie Sie etwas ablehnen, ein Stellenangebot ablehnen oder ablehnen, selbst dann sollte Ihr Brief positiv sein. Sie sollten höflich klingen und Sich bei Ihrem Leser für seine Zeit und für das Interesse bedanken. Sie können Hilfe aus dem Beispiel des Briefes erhalten, der dieser Vorlage beigefügt ist. Wenn Ihnen jemand einen Brief mit der Bitte um Informationen sendet, ist es wichtig, schnell und kurz zu antworten, aber ohne zu klingeln. Der Schlüssel zu einem guten Brief, der Auskunft über die Anfrage beantwortet, oder ein Antwortschreiben auf eine Anfrage von Dokumenten ist so zu klingen, als ob Sie die Informationen gerne zur Verfügung stellen, wenn Sie können oder wirklich bedauern, wenn Sie es nicht können. Klingt nie so, als würden sie dich mit ihrer Anfrage belästigen. Das Empfangen einer Patientenbeschwerde kann ziemlich respektlos sein und die Gefühle verletzen, weshalb es sehr nützlich sein kann, zu wissen, wie man einen Antwortbrief auf die Beschwerde eines Patienten schreibt. Es ist wichtig, das entsprechende Beispiel zu lesen, um eine Vorstellung vom richtigen Inhalt und Ton zu bekommen. Ich schrieb Ihnen am (Datum) und rief auch an, um sicherzustellen, dass Sie meinen Brief erhalten hatten. Ich hinterließ eine Nachricht für Sie, mich zurück zu rufen (Datum), aber da ich nicht von Ihnen gehört habe, dachte ich, es am besten, wieder zu schreiben. Ein Antwortschreiben auf eine Anfrage ist ein Brief, der eine Antwort auf ein anfangses Schreiben ist.
Sie liefert Informationen oder eine relevante Antwort auf die erste Anfrage. Einige Leute haben vielleicht ein gewisses Problem, oder sie möchten ein Problem ansprechen, daher wird es sehr wichtig, ein Antwortschreiben auf solche Anfragen zu schreiben. Zuallererst sollten Sie die Situation gut untersuchen, für die Sie eine Antwort schreiben, nach der Analyse des Szenarios eine Entscheidung treffen, welche Art von Antwort Sie geben werden. Es ist ein formaler Brief und sollte professionell verfasst werden.